Mucho se emplea el término «proceso» en todos los ámbitos de la vida. Frases como «obtener un permiso es todo un proceso», «tenemos un retrabajo en el proceso productivo», «el mentoring es un proceso que permite…» y pare de contar. Si partimos de la definición clásica de proceso como una serie de actividades relacionadas entre sí que transforman unos insumos o elementos de entrada en unos resultados, definitivamente todo lo que hacemos en casa y en nuestros trabajos, lo realizamos mediante un proceso.
En el ámbito empresarial constantemente escuchamos acerca del proceso «Y» o del proceso «X», si está documentado o estandarizado… Ahora yo me pregunto ¿Cuáles son los beneficios de tener definidos los procesos?
Acá voy con 5 beneficios que se obtienen al tener definidos y estandarizados los procesos:
1.- EVITA RETRABAJOS. Cuando la secuencia de actividades está claramente establecida, las personas que las ejecutan no tienen dudas ni cometen errores por desconocimiento.
2.- SE DEFINEN LOS RESPONSABLES. Cada actividad debe tener una persona que la ejecuta y es el primero en asegurar la calidad de la misma.
3.- PERMITE CAPACITAR A NUEVAS PERSONAS. Nada mejor para alguien nuevo en la organización que saber en que procesos está involucrado y cómo se ejecutan. Se facilita la inducción.
4.- ASEGURA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL. El «dueño» del proceso puede tener un panorama claro del avance del mismo al poder conocer la fase en la que se encuentra, así como las actividades que faltan por ejecutar. Permite medir por medio de indicadores.
5.- ESTABILIDAD Y HOMOGENEIDAD. Los miembros de la Organización se sienten seguros del trabajo que realizan y se concentran en agregar valor a las mismas. Se entrega calidad de Productos y Servicios a los CLIENTES.
Edgardo Ruiz