7 factores claves en la implementación exitosa de procesos

En nuestras conversaciones con algunos dueños de empresas nos hemos conseguido con comentarios no muy positivos  acerca de proyectos de desarrollo e implementación de procesos documentados. Las observaciones están asociadas al tiempo que se tardó el consultor en el proyecto (35%), a la poca participación de los involucrados (32%), al poco tiempo en el que estuvieron vigentes los procesos (28%) y otros varios. (*)

Al profundizar un poco las causas de esas apreciaciones nos dimos cuenta de lo poco  involucrado en el proyecto que estuvo el Dueño de la empresa, Gerente General o persona con mayor poder de decisión, así como la delegación de la revisión y aprobación de los procesos en personas con información «limitada».

Compartimos 7 claves para un efectivo desarrollo, documentación e implementación de procesos  en la organización: 

1. Comprender la visión de la organización: Los procesos deben estar alineados con la razón de ser de la empresa, deben tener el mismo norte.

2. Definir el propósito del proceso: Para que sirve, quienes son los clientes, cuáles son los requerimientos que debe cumplir. Esta información debe estar claramente definida.

3. Establecer los criterios de decisión: Cuando se aprueba un producto o servicio, cuales son las causas para aceptar o no un requerimiento, en cuales situaciones un colaborador debe solicitar aprobación. Toda información que permita decidir ante una situación determinada debe estar establecida.

4. Asignar un dueño del proceso: Es la persona responsable de confirmar el cumplimiento de los objetivos y metas del proceso. También debe verificar las mejoras a realizarse y realizar seguimiento a través de los indicadores de del proceso.

5.- Identificar las partes interesadas dentro del proceso: no sólo son aquellos que ejecutan e intervienen en el procesos, también lo son las personas que se benefician con los resultados del mismo.

6.- Señalar la relación con otros procesos: Los procesos no son aislados, siempre dependen del resultado de otro proceso y a su vez otros dependen de este. Tener identificadas esas relaciones ayuda a la cadena de procesos a obtener los resultados esperados.

7.- Medir los procesos a través de indicadores de desempeño: Se deben monitorear constantemente los resultados obtenidos y evaluar la eficiencia y eficacia de los mismos. Esto permitirá tomar acciones correctivas y/o preventivas en el momento adecuado.

Dejo de ultimo el factor mas importante: el Capital Humano que está involucrado con el proceso. Con colaboradores motivados, informados, capacitados y alineados con el proceso siempre, siempre se obtendrán excelentes resultados.

(*) información obtenida de muestras no probabilísticas.

Edgardo Ruiz