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Procesos

Cómo el modelado de procesos puede transformar tu empresa.

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La calidad y mejora de procesos son fundamentales para el éxito de cualquier empresa o negocio. El modelado de procesos es una técnica que ha ganado popularidad en los últimos años debido a su capacidad para mejorar la eficiencia, calidad y productividad de un proceso de negocio.

La visualización clara del proceso es uno de los principales beneficios del modelado de procesos. Al representar gráficamente las actividades involucradas en un proceso de negocio, es posible identificar áreas de mejora y optimizar su flujo de trabajo.

Además, el modelado de procesos permite identificar posibles problemas y cuellos de botella en el proceso, lo que permite tomar medidas para mejorar la eficiencia. La optimización de cada paso del proceso puede conducir a una mayor eficiencia, reducción de costos y aumento de la productividad.

La comunicación efectiva es esencial para el éxito de cualquier empresa. El modelado de procesos puede mejorar la comunicación entre los miembros del equipo y con los clientes, ya que se pueden compartir visualmente los procesos y hacer sugerencias de mejora.

Existen muchas empresas referentes en consultoría de procesos, que utilizan diferentes técnicas y herramientas para mejorar la calidad y eficiencia de los procesos de negocio. Estas empresas ofrecen servicios de consultoría personalizados para ayudar a las empresas a mejorar sus procesos y lograr sus objetivos de negocio. La mejora continua y la calidad de los procesos son factores críticos para mantener la ventaja competitiva y el éxito en el mercado actual.

La importancia de la definición de procesos para el éxito de las pequeñas empresas.

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Las pequeñas empresas son la columna vertebral de la economía global, pero muchas luchan por mantenerse al día con los desafíos y las demandas del mercado actual. Una de las formas más efectivas de abordar estos desafíos es mediante la mejora de sus procesos de negocio. En esta entrada, exploraremos por qué las pymes deben definir sus procesos y cómo esto puede ayudarlas a crecer de manera organizada.

En primer lugar, definir los procesos empresariales puede ayudar a las pymes a ser más eficientes y productivas. Al establecer flujos de trabajo y procedimientos claros, las empresas pueden asegurarse de que sus empleados estén trabajando de manera efectiva y en línea con los objetivos de la organización. Esto también puede ayudar a minimizar la duplicación de tareas y a eliminar los cuellos de botella que puedan surgir en la operación diaria.

En segundo lugar, la definición de procesos puede ayudar a las pymes a mantener la consistencia en sus operaciones. Cuando se establecen procesos claros, se pueden garantizar estándares consistentes en la calidad del producto o servicio, lo que a su vez genera confianza y fidelidad por parte del cliente.

Además, definir procesos puede ayudar a las pymes a ahorrar tiempo y dinero. Cuando los procesos se definen y se estandarizan, los empleados pueden trabajar más eficientemente, lo que reduce los costos generales de la empresa. También se pueden identificar los procesos que no son rentables y ajustarlos para reducir los costos y mejorar el resultado final.

Por último, definir procesos empresariales puede ayudar a las pymes a crecer de manera organizada. Al tener procesos establecidos, las empresas pueden ampliar su operación sin perder la eficiencia y calidad. Además, cuando la empresa crece, tener procesos bien definidos y documentados puede facilitar la integración de nuevos empleados y mantener un control claro de todas las áreas de la empresa.

En conclusión, las pymes pueden obtener una gran cantidad de beneficios al definir y mejorar sus procesos empresariales. Al hacerlo, pueden aumentar su eficiencia, reducir costos, mantener la consistencia en sus operaciones y crecer de manera organizada. Si su empresa todavía no ha definido sus procesos empresariales, es hora de comenzar.

¿Por qué «no sirven» los procesos que me documentaron?

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«Edgardo, no entiendo lo que sucede con los procesos en mi empresa» me comentaba un cliente antes de continuar con la explicación, «hace un tiempo contraté los servicios de una persona que se reunió con varios de mis colaboradores, los entrevistó, conversando sobre lo que hacían y a los pocos días me entregó en digital varios de los procesos documentados«.

Me contó que recientemente «han ingresado nuevos colaboradores en la empresa y, cómo está definido, les hemos entregado en digital los procesos que tienen que cumplir…«.

Seguía sin entender el problema, hasta que soltó el siguiente comentario: «Pero parece que los procesos están en mandarín porque no hacen las cosas como deberían«.

«¿Por qué no funcionan los documentos de proceso?«

Por fin sabía lo que le estaba pasando y era necesario identificar la causa de eso. Luego de indagar, revisar un par de procesos y verificar en sitio, logramos identificar estos elementos:

1. No estaba claro en «el manual» del proceso cuál era la solicitud o acción que daba inicio. ¿Debían recibir un correo? ¿El cliente realizaba una solicitud vía telefónica? Nada de esto estaba definido.

2. La secuencia de actividades o el «paso a paso» dejaba lagunas o pasos donde no se sabía qué hacer. Sólo lo colaboradores antiguos conocían lo que había que realizar después.

3. En algunas actividades no quedaba claramente establecido cuál era el resultado y quién debía recibirlo.

¿Qué se hizo? se revisaron todos los procesos documentados y cómo se estaban haciendo en realidad. Se actualizaron y, la parte más importante, se entregaron a los colaboradores nuevamente. Esto permitió hacer las cosas adecuadamente con eficiencia y ahorrando recursos.

5 tips para saber cuándo un proceso se encuentra bien documentado.

     

  1. Siempre debe existir al menos un elemento que active el proceso. Ejemplos: un correo, una llamada, una orden de producción, una queja del cliente.
  2. Debe identificarse quien es la persona que activa el proceso. Hablamos del cliente del proceso y este puede ser un cliente externo u otro colaborador (cliente interno).
  3. Identificar las 5 «M´s» de cada actividad. ¿Qué es eso de las 6 M´s? La maquinaria, los materiales, la mano de obra (colaboradores), la materia prima, el método y el medio ambiente necesario.   NOTA: para procesos de servicio la materia prima se sustituye por información.
  4. Todo proceso tiene al menos un resultado, que puede ser el inicio de un proceso posterior o entregado al cliente final.
  5. Aunque obvio, la persona que recibe el resultado debe indicarse, me refiero al cliente interno o externo.

Por último: siempre debes cuestionarte ¿Agrega valor este proceso? ¿Cómo puedo hacer mejor estas actividades? ¿Puedo hacer más eficiente y eficaz este proceso?

¿Quieres hablar acerca de tus procesos y cómo documentarlos y mejorarlos? 

Escríbeme a eruiz@rn-consulting.net y agendemos una sesión virtual para conversar acerca de los procesos de tu empresa y cómo podemos hacerlos más productivos.

Saludos

Edgardo Ruiz

Mapa, diagrama y modelo de procesos ¿Son iguales?

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¿Es lo mismo un mapa de procesos, un flujograma de procesos y un modelo de proceso?

Se parecen bastante, pueden se visualmente similares, pero cada una de esas herramientas tiene una aplicación diferente. ¿Entonces? Veamos un poco acerca de cada una de ellas.

1 . El mapa de procesos

Es una representación gráfica (un listado también se emplea) de todos los procesos de una organización. En el mapa de procesos se visualizan las relaciones entre ellos y se agrupan de acuerdo con su clasificación:  procesos medulares, procesos directivos y procesos de apoyo.

¿Para qué es útil el mapa de procesos?

Ayuda a comprender la relación entre los procesos. Sirve de referencia para la documentación de estos (incluyendo el diseño del diagrama de procesos o flujograma) y ayuda como referencia para la gestión de la documentación.

2. El Flujograma de procesos.

 

 

 

Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso. Es decir, es el paso a paso mostrado mediante un diagrama. Un flujograma puede incluir el cargo de la persona responsable de a actividad, las decisiones que se deben tomar (y el criterio necesario), así como las entradas y salidas de cada actividad.

¿Para qué es útil el flujograma de procesos?

Es un elemento visual que complementa la documentación del proceso y que permite también identificar oportunidades de mejora como actividades faltantes, pasos innecesarios y desperdicios. Esta herramienta ayuda en la gestión del proceso y evaluar el desempeño de este cuando se desarrollan indicadores.

3. Modelado de Procesos

Esta herramienta es una representación gráfica del proceso “como queremos que sea” o el proceso que queremos implementar. Por lo general se emplea la notación de modelado de procesos del negocio o BPMN. Se emplea para evaluar el proceso “futuro” y si se combina con un software, se pueden realizar simulaciones del proceso.

¿Para qué es útil el modelado de procesos?

Es de mucha utilidad cuando diseñamos un nuevo proceso y queremos evaluar cómo funciona en diferentes escenarios de manera simulada. De esta forma cuando se implemente el nuevo proceso, ya hemos realizada varias pruebas simuladas permitiéndonos disminuir el ensayo y error “en la vida real”.

Si quieres profundizar en alguna de estas herramientas, escríbeme a eruiz@rn-consulting.net

Saludos
Edgardo Ruiz

3 Situaciones comunes (y graves) en las empresas

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Empresas consultoras en U.S.A. han identificado diversas situaciones que se presentan en las organizaciones tanto micros, como pequeñas, medianas y algunas grandes empresas. Estas situaciones tienen un denominador común… pero no me voy a adelantar y te comentaré brevemente acerca de 3 problemas o situaciones comunes en el día a día empresarial:

1.- Parece que nadie sabe hacer las cosas si yo no estoy en la oficina. ¡Si, así mismo sucede! Nadie sabe hacer las cosas. Un día las actividades son de una forma y al día siguiente son de otra (y eso que se lo dijimos el primer día que empezaron a trabajar). Pues les comento una cosa: lo que se dice se olvida rápidamente y, a menos que estemos allí todo el tiempo para «recordarles», esto nunca será así. ¿Qué podemos hacer? Básicamente dos cosas: poner por escrito la secuencia de actividades (documentar los procesos y ponerlos a disposición de los colaboradores) y delegar responsabilidades.

Al documentar los procesos, los colaboradores dispondrán de una guía de referencia para todas esas actividades. Podrán saber qué hacer, cómo hacerlo y cuando entregarlo. Debemos tener presente que los procesos documentados no están escritos en piedra y se tienen que actualizar cuando surjan cambios. Esto permitirá a su vez que puedas delegar responsabilidades y toma de decisiones.

2.- Desde que llego a la empresa estoy «apagando fuegos» y el día se pasa rápidamente. Lamentablemente esta es una de las situaciones mas observadas e identificadas en mis sesiones de consultoría de procesos. Las actividades operativas absorben todo el tiempo del empresario y no le permite dedicarse a otra faceta importante: el seguimiento y la estrategia.

¿Cómo cambio esta situación? Haciendo una transición progresiva donde se deleguen las actividades operativas a personas competentes (previamente capacitadas y entrenadas). En paralelo se debe ir trabajando en la revisión de los objetivos y metas, comparando contra períodos anteriores y construyendo y haciendo seguimiento a los indicadores de gestión (KPI´s).

3.- Vendo y trabajo mas pero siento que me queda menos dinero. Con frecuencia la necesidad de incrementar la oferta de bienes o servicios nos lleva a crecer. Contratamos mas colaboradores, adquirimos nuevas maquinas, vehículos y equipos. En pocas palabras hacemos mas compleja nuestra operación. Sin embargo es importante que antes de invertir en capital humano y equipos realicemos un análisis de la capacidad de los recursos con los que contamos actualmente. Determinar cuan efectivos son mis procesos, optimizarlos y luego realizar un dimensionamiento mas real de los requerimientos necesarios para cumplir con la demanda proyectada. La recomendación siempre será: crecer organizadamente.

 ¿Qué otros problemas se presentan? La lista es amplia, pero menciono unos mas:

  • Mi competencia tiene precios mas bajos y caigo en guerra de precios…
  • Sólo mido resultados al finalizar el año cuando ya puede ser tarde para corregir…
  • No consigo establecer un buen sistema para mercadear y vender mis productos o servicios…
  • Casi nunca entregamos a tiempo y los clientes se quejan (en el mejor de los casos)…
  • Los colaboradores que contrato parece que «no entienden el negocio»…

¿Te sientes identificado con algo de lo leído anteriormente? Si la respuesta es afirmativa entonces debes sistematizar tu negocio, es decir, organizar los procesos y estandarizarlos. En R&N Consulting Training hemos desarrollado una metodología que permite organizar aspectos de las pymes y eliminar algunos de estos problemas. Ingresa a nuestra web, llena el cuestionario de diagnóstico y solicita una sesión de mentoring gratuita.

Saludos

Edgardo Ruiz

Mi cliente quiere que lo ayude pero el «ya tiene la solución».

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¿Qué hago yo cuando un cliente quiere que lo ayude con una situación pero el «ya tiene la solución»?

 

La intuición del empresario es excelente cuando se apoya en herramientas que lo ayuden a tomar la decisión adecuada. Sin embargo ¿Cómo saber que está tomando la decisión adecuada? ¿Cómo disminuir la probabilidad de equivocarme y perder la inversión? ¿Cómo establecer la verdadera causa del problema en lugar de estar viendo solo el efecto?

 

Un ejemplo de la vida real: hace unos años atrás un cliente me comenta que requiere que lo ayude a decidir si para su departamento de ventas crea un Call Center propio o si lo terceriza.

 

Muy interesante ¿no? Sin embargo al consultarle acerca de cómo llegó a que la solución era un Call Center la respuesta fue: es lo que hace falta en la empresa y es lo que he visto en otras compañías.

 

Efectivamente desarrollar un departamento de televentas que apoyen el proceso comercial es un escenario válido (mas ahora en tiempos de pandemia), sin embargo existen muchas variables que se deben considerar antes de llegar a eso…

 

Logré convencer a mi cliente de algo: para poder tomar la decisión del tipo de Call Center era la «mejor opción«, se requería conocer el volumen actual de llamadas entrantes y salientes, la dedicación de personal a las campañas inbound y outbound y otras variables más.

 

Para no hacer larga la historia: luego de aplicar algunas herramientas donde analizamos históricos, campañas, productos y servicios, cantidad de clientes, proyección de crecimiento y las metas establecidas, concluimos que no era necesario crear un departamento ni mucho menos contratar un Call Center externo.

 

¿Qué se implementó entonces? Se dimensionó el departamento de ventas, reasignado funciones y responsabilidades, creándose un cargo nuevo y estableciendo un proceso formal de ventas telefónicas. Se gastaron unos $ 15.000 menos en el proyecto ¡Bingo! Los resultados fueron mejorando mes a mes con un crecimiento promedio en las ventas sostenido.

 

Mi proceso para cuando tenemos un problema en nuestra empresa es  este paso a paso:

1. Hacer un análisis  para saber cuáles son las verdaderas causas de la situación.

2. Identificar varias opciones que puedan resolver la situación, para no llamarlo problema.

3. Establecer la mejor solución para el momento, involucrando a las personas de la empresa que tengan relación con el problema.

4. Elaborar el plan de acción para implementar la solución, incluyendo a los responsables de cada actividad y las fechas correspondientes.

5. Hacer seguimientos frecuentes para verificar que la solución está dando los resultados esperados.

 

Aunque este proceso parece complicado, en realidad  es sencillo y solo debemos ser constantes con el mismo. La recomendación: Siempre analizar e identificar todas las posibles causas del problema ya que en ocasiones nos enfocamos en la solución y no en la causa.

 

SI tienes un problema recurrente y has aplicado soluciones que al final han resuelto mas inconvenientes,  consúltanos a eruiz@Rn-consulting.net

 

Saludos

Edgardo Ruiz

 

 

 

4 grandes beneficios de establecer y documentar procesos

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Una de las razones de porqué durante esta pandemia unas empresas se han adaptado mas rápido que otras es la existencia previa de una cultura de procesos estandarizados, documentados e implementados. Esta cultura ayudó y simplificó la realización de cambios como el trabajo a distancia, la gestión de colaboradores fuera de la oficina el 100% del tiempo, la recepción y entrega de pedidos con el cliente «en su casa» y los nuevos protocolos de bío-seguridad.

Adicional a lo comentado les comparto otros 4 grandes beneficios de tener establecidos, documentados e implementados procesos en tu empresa:
  1. 1. Ahorras dinero al minimizar los errores. El riesgo de equivocarse por desconocer el paso a paso se disminuye cuando se tiene un documento (impreso, virtual o bajo cualquier modalidad). Muchos errores se generan cuando la persona interpreta las cosas «a su manera» y realiza las actividades de forma diferente. Un proceso documentado permite realizar consultas cuando se presenta una duda y las respuestas o explicaciones deben obtenerse del documento de proceso.
  2. 2. Mantienes clara la secuencia de actividades y responsables. Cuando tenemos documentados los procesos no quedan dudas de quienes son los que intervienen (cargos / personas), qué decisiones se deben tomar y cuando deben solicitar el apoyo de un tercero. Un proceso documentado permite conocer:
  3. .- dónde y cómo inicia el proceso (una llamada, un correo o una solicitud).cuáles son las actividades que se realizan. El paso a paso que se debe seguir y quienes intervienen.
  4. .- las distintas decisiones que se toman ¿debo reparar o desechar? ¿utilizo un equipo u otro? ¿llamo al cliente para notificar o envío correo?
  5. .- los tiempos de espera o lapsos establecidos. El tiempo para diagnosticar un equipo es de 3 días hábiles, la revisión y aprobación de una solicitud de crédito se realiza en un máximo de 5 días…
  6. .- los resultados que esperamos obtener.
  7. .- dónde y cómo culmina el proceso.
  8. 3. Los utilizas como herramienta de capacitación. Cuando se tiene un documento con la secuencia de actividades, las decisiones que se deben tomar en determinadas circunstancias, los equipos e insumos que son necesarios y las personas que intervienen, se hace mucho mas sencillo enseñar a nuevos colaboradores a cómo realizar «su trabajo». El dueño, gerente, supervisor, coordinador o líder dispone de un documento que lo apoya en la capacitación de su equipo y este mismo documento sirve de guía a las personas que intervienen en el proceso. Es el mejor material de consulta al momento de una duda.
  9. 4. Te permiten identificar mejoras. Aquí comparto lo que dicen los expertos de la Calidad: cuando los usuarios y colaboradores están documentando un proceso, en el 87% de las veces surgen cuestionamientos acerca de la eficacia de alguna actividad, de un requisito o de un control. De esta forma se eliminan:
  10. tiempos perdidos por falta de información,
  11. aprobaciones o revisiones innecesarias,
  12. impresión de papeles o llenado de formularios que no agregan valor,
  13. tiempos de espera por falta de planificación,
  14. llamadas o visitas adicionales a los clientes
 
Comentarios y recomendaciones:
  • Ten siempre presente que los procesos documentados son un medio para apoyar a tu empresa. El documento no es un fin.
  • No torpedees tu operación al ignorar los procesos. A ti te conviene mantener en orden la gestión de tu empresa y nada mejor que tener procesos estandarizados.
  • Los procesos no se documentan en piedra, siempre hay cambios y mejoras que se deben implementar. Aprovéchalos para no repetir los errores.
 
Si desea una sesión de evaluación para desarrollar e implementar procesos en tu negocio, escríbenos a eruiz@rn-consulting.net  
 
Saludos
Edgardo Ruiz

 

4 pasos para implementar procesos de bioseguridad en tu negocio.

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Pronto ingresaremos a la nueva normalidad y retomaremos muchas da las actividades empresariales que dejamos “en pausa” obligados por la pandemia. Un aspecto muy importante lo representan las distintas medidas de bioseguridad que debemos implementar para beneficio de nuestros clientes, de nuestros colaboradores y, por supuesto, de nosotros mismos y nuestras familias.

¿Cómo vamos a prevenir y evitar que el virus ingrese a nuestro negocio?

Primero: debemos realizar una identificación de las actividades que realiza nuestro equipo de trabajo antes de llegar a la oficina, durante la jornada y después de retirarse de la empresa. ¿Cómo se desplazan desde sus hogares? ¿cómo y cuantas oportunidades de interacción con personas tienen durante el trayecto? ¿Cuáles son las actividades que realizan en mi negocio? ¿Cómo se realiza la interacción entre colaboradores y con el cliente?
Segundo: definir los controles de bioseguridad necesarios, las medidas de mitigación de los riesgos y la frecuencia de estas. ¿Debo escalonar el horario de entra de mis trabajadores? ¿Es necesario colocar láminas plásticas entre los puestos de trabajo? ¿Son suficientes los dispensadores de gel alcoholado? ¿Cuál debe ser la cantidad de mascarillas con las que debo dotar a los colaboradores? ¿Cómo confirmo que las medidas de higiene están siendo cumplidas en la oficina? ¿Cada cuanto tiempo debo sanitizar a profundidad las instalaciones y vehículos?
Tercero: documenta y sistematiza los procesos y protocolos. Debes tomar siempre como base los requisitos exigidos por ley en materia de bioseguridad y prevención del COVID19. Asesórate si lo consideras necesario.
Cuarto: implementar las medidas y protocolos, realizando auditorías periódicas para verificar su cumplimiento. Recuerda considerar las recomendaciones que puedan hacer los colaboradores y los clientes. Se debe mantener una actualización constante del personal, reforzando la información y los protocolos de bioseguridad.
 
La era post COVID19 nos traerá cambios permanentes en muchas áreas de nuestro negocio, los procesos y protocolos de bioseguridad son uno de ellos. Escríbenos si requiere información o acompañamiento en estos nuevos procesos. eruiz@rn-consulting.net.
 
Saludos
Edgardo Ruiz

BPM: la tecnología que cambió la gestión de procesos.

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En la publicación anterior (4 claves para que tus colaboradores trabajen desde casa) mencionaba a la tecnología como uno de los soportes claves para poder realizar un trabajo remoto efectivo. Esto no es nada nuevo, sin embargo, las soluciones de software para gestionar actividades toman más importancia cuando se incrementa el volumen de trabajo y se hace imprescindible tener una herramienta que facilite el trabajo y permita administrar y hacer seguimiento a todas las tareas de nuestros colaboradores.
Es aquí donde entran la BPM (Administración de los procesos de negocio).  Estas soluciones guían a los usuarios en la ejecución de las distintas tareas necesarias para entregar el producto o servicio. 
¿Qué es una herramienta BPM? Es una solución que permite ejecutar y monitorear las distintas actividades de tu negocio, permitiendo seguir el flujo natural de las mismas, emplear formularios, almacenar fotografías y cualquier información requerida en tu proceso. Grandes empresas de sector financiero, telecomunicaciones, alimentos, servicios y entes de gobierno, así como medianas y pequeñas empresas se encuentran sistematizadas y soportados por una herramienta BPM. Es la solución ideal para apoyar el trabajo remoto, aunque los beneficios no se reducen a esto, ya que también permite:
  • Ahorrar dinero al optimizar los procesos.
  • Disminuir los errores.
  • Realizar la misma actividad en paralelo.
  • Monitorear constantemente para tomar decisiones correctivas y preventivas.
  • Ejecutar decisiones automatizadas con base en criterios definidos.
  • Favorecer el trabajo colaborativo entre los empleados.
  • Mantener la transparencia en las operaciones.
En la imagen se puede observar un ejemplo de un proceso para implementar una herramienta BPM.
BPM

Una herramienta que puede ser útil en todo momento, sin importar el tamaño de la empresa, su estructura y el sector de negocio. Si quieres que tu empresa apunte a este camino, primero debes tener todos tus procesos definidos y estandarizados. 
 
Saludos
 
Edgardo Ruiz
 
Si desea una sesión de evaluación para determinar la herramienta que mejor se adapte a su organización, escríbanos a eruiz@rn-consulting.net o vía chat al +507-62629568
 
NOTA: este post fue publicado originalmente el 15 de mayo de 2020.

4 claves para que tus colaboradores trabajen desde casa

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El COVID 19 ha logrado que los empresarios evalúen y adopten una serie de “alternativas” que hasta principios de año eran consideradas cómo complicadas. El teletrabajo es uno de esos esquemas que la realidad ha obligado a incorporar en el día a día para buscar mantener las operaciones y dar continuidad al negocio. Nos ha tocado adaptarnos sobre la marcha sin poder planificar.  ¿Qué podemos hacer ahora que estamos trabajando a distancia muchas actividades y que efectivamente hacer teletrabajo? En R&N Consulting Training empleamos un modelo basado en 4: Ambiente de trabajo, Tecnología, Capital Humano y Sistematización de Procesos. Este modelo permite que sean planificados los elementos de cada uno de los pilares, con el objetivo final que todos queremos: Teletrabajo eficiente y efectivo, con la facilidad de gestión y control para el empresario y de ejecución que el trabajo a distancia se planifique u organice para ser mas efectivo.

El área o ambiente de trabajo.
Es el espacio del colaborador en casa, el mismo debería ser adaptado para crear las condiciones óptimas. Es el Colaborador quién debe buscar el espacio dentro de su hogar que le brinde la sensación de estar en “su lugar de trabajo”, lo suficientemente confortable y a la vez “disponible”, que pueda aislarse del entorno para concentrarse en las actividades.
La Tecnología.
Es el elemento que permite establecer y mantener la comunicación entre el Colaborador, los clientes (si aplica) y la empresa. Evidentemente una computadora, conexión a internet y una línea telefónica son los elementos básicos, sin embargo, debemos considerar una serie de elementos adicionales. Listo algunos de ellos:
  • el tipo de enlace o conexión entre nuestra empresa y el colaborador ¿se necesita una VPN? ¿Es suficiente con una conexión a internet?
  • la herramienta para llevar el control de las actividades: ¿es suficiente una aplicación de control de proyectos para llevar el control de las actividades en la nube? ¿O por el tamaño de la empresa y la complejidad de las actividades requiero una herramienta BPM? (*)
  • la forma en la que almacenaremos y compartiremos la documentación ¿son suficientes nuestros excel compartidos en una solución como Dropbox o Googledrive? 
Es importante que se establezcan las medidas de seguridad acordes con la información que se maneja, la mejor combinación entre los equipos, aplicaciones y canales de comunicación nos dará la oportunidad de iniciar con una plataforma tecnológica adaptada a nuestra realidad.
(*) BPM viene del término en ingles Business Process Management y se denomina a las soluciones o softwares que permiten a las empresas llevar un control y ejecución de los procesos de forma automática.
Los Colaboradores.
El equipo de personas que estará realizando trabajo a distancia debe ser capacitado en el manejo de las herramientas tecnológicas, en los nuevos procesos que se han sistematizado y en aspectos blandos como técnicas de atención telefónica y neuroproductividad. Todo esto tiene la finalidad de ayudarlos a migrar hacia el nuevo paradigma de trabajo. Debemos acompañarlos en la transición ya que son nuevos hábitos que debe internalizar para lograr ser efectivo.
Los procesos
Las distintas actividades y procedimientos deben estar SISTEMATIZADOS. Debemos generar la estructura o sistema de actividades con un orden definido. De esta manera el colaborador tendrá establecidos los objetivos y metas, la secuencia de actividades, los registros y documentos a emplear, las personas a las cuales enviar o solicitar información y los resultados que espera el cliente. 
Aquí les dejo algunas preguntas que pueden hacerse y cuyas respuestas darán una idea de las necesidades para desarrollar el teletrabajo en la empresa:
  1. ¿Qué tipo de actividades realizará remotamente el telecolaborador?
  2. ¿Cuáles sistemas y softwares de la empresa deberán ser utilizados por el colaborador?
  3. ¿Qué otros sistemas de apoyo se necesitan?
  4. ¿Cuáles son los niveles de seguridad que se requieren para poder acceder de forma remota a los sistemas y softwares?
  5. ¿Qué dispositivo utilizará el colaborador?
  6. ¿Qué canales de comunicación se necesitan? ¿Llamadas, videollamadas, chat u otro?
  7. ¿De que forma se llevará el control de las actividades?
  8. ¿Cómo será la interacción del colaborador con los compañeros y el cliente?
  9. En caso de una falla en la comunicación y/o sistemas ¿Cómo se hará el servicio técnico? ¿quién será responsable?
Si desea una sesión de evaluación para implementar teletrabajo en su organización escríbanos a eruiz@rn-consulting.net o vía chat al +507-62629568
 
NOTA: este post fue publicado originalmente el 5 de mayo de 2020.
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