www.rn-consulting.net

Sin categoría

Mapa, diagrama y modelo de procesos ¿Son iguales?

¿Es lo mismo un mapa de procesos, un flujograma de procesos y un modelo de proceso?

Se parecen bastante, pueden se visualmente similares, pero casa una de esas herramientas tiene una aplicación diferente. ¿Entonces? Veamos un poco acerca de cada una de ellas.

1 . El mapa de procesos

Es una representación gráfica (un listado también se emplea) de todos los procesos de una organización. En el mapa de procesos se visualizan las relaciones entre ellos y se agrupan de acuerdo con su clasificación:  procesos medulares, procesos directivos y procesos de apoyo.

¿Para qué es útil el mapa de procesos?

Ayuda a comprender la relación entre los procesos. Sirve de referencia para la documentación de estos (incluyendo el diseño del diagrama de procesos o flujograma) y ayuda como referencia para la gestión de la documentación.

2. El Flujograma de procesos.

Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso. Es decir, es el paso a paso mostrado mediante un diagrama. Un flujograma puede incluir el cargo de la persona responsable de a actividad, las decisiones que se deben tomar (y el criterio necesario), así como las entradas y salidas de cada actividad.

¿Para qué es útil el flujograma de procesos?

Es un elemento visual que complementa la documentación del proceso y que permite también identificar oportunidades de mejora como actividades faltantes, pasos innecesarios y desperdicios. Esta herramienta ayuda en la gestión del proceso y evaluar el desempeño de este cuando se desarrollan indicadores.

3. Modelo de Procesos

Esta herramienta es una representación gráfica del proceso “como queremos que sea” o el proceso que queremos implementar. Por lo general se emplea la notación de modelado de procesos del negocio o BPMN. Se emplea para evaluar el proceso “futuro” y si se combina con un software, se pueden realizar simulaciones del proceso.

¿Para qué es útil el modelo de procesos?

Es de mucha utilidad cuando diseñamos un nuevo proceso y queremos evaluar cómo funciona en diferentes escenarios de manera simulada. De esta forma cuando se implemente el nuevo proceso, ya hemos realizada varias pruebas simuladas permitiéndonos disminuir el ensayo y error “en la vida real”.

4 pasos para implementar procesos de bioseguridad en tu negocio.

Pronto ingresaremos a la nueva normalidad y retomaremos muchas da las actividades empresariales que dejamos “en pausa” obligados por la pandemia. Un aspecto muy importante lo representan las distintas medidas de bioseguridad que debemos implementar para beneficio de nuestros clientes, de nuestros colaboradores y, por supuesto, de nosotros mismos y nuestras familias.

¿Cómo vamos a prevenir y evitar que el virus ingrese a nuestro negocio?

Primero: debemos realizar una identificación de las actividades que realiza nuestro equipo de trabajo antes de llegar a la oficina, durante la jornada y después de retirarse de la empresa. ¿Cómo se desplazan desde sus hogares? ¿cómo y cuantas oportunidades de interacción con personas tienen durante el trayecto? ¿Cuáles son las actividades que realizan en mi negocio? ¿Cómo se realiza la interacción entre colaboradores y con el cliente?
Segundo: definir los controles de bioseguridad necesarios, las medidas de mitigación de los riesgos y la frecuencia de estas. ¿Debo escalonar el horario de entra de mis trabajadores? ¿Es necesario colocar láminas plásticas entre los puestos de trabajo? ¿Son suficientes los dispensadores de gel alcoholado? ¿Cuál debe ser la cantidad de mascarillas con las que debo dotar a los colaboradores? ¿Cómo confirmo que las medidas de higiene están siendo cumplidas en la oficina? ¿Cada cuanto tiempo debo sanitizar a profundidad las instalaciones y vehículos?
Tercero: documenta y sistematiza los procesos y protocolos. Debes tomar siempre como base los requisitos exigidos por ley en materia de bioseguridad y prevención del COVID19. Asesórate si lo consideras necesario.
Cuarto: implementar las medidas y protocolos, realizando auditorías periódicas para verificar su cumplimiento. Recuerda considerar las recomendaciones que puedan hacer los colaboradores y los clientes. Se debe mantener una actualización constante del personal, reforzando la información y los protocolos de bioseguridad.
 
La era post COVID19 nos traerá cambios permanentes en muchas áreas de nuestro negocio, los procesos y protocolos de bioseguridad son uno de ellos. Escríbenos si requiere información o acompañamiento en estos nuevos procesos. eruiz@rn-consulting.net.
 
Saludos
Edgardo Ruiz

¿Debo considerar la opción de un Consultoría de Procesos?

¿Se han presentado situaciones en tu organización en las que todo parece caminar al revés o donde los procesos parecen no dar resultados? Es normal que las personas que ejecutan actividades de un proceso se “habitúen” al mismo y no identifiquen la necesidad de actualizar o adaptarlo a situaciones que lo hacen ineficiente. Es en estas circunstancias que la presencia de alguien “externo” puede aportar valor realizando un análisis al proceso o familia de procesos. Coloco “externo” porque un Consultor de Procesos  no es parte activa de la organización dueña del proceso, aunque debe apoyarse totalmente en las personas que los ejecutan.

Ahora bien, este Consultor de Procesos ¿es una especie de Gurú que traerá las soluciones perfectas que debo implementar? ¿Es un genio con respuestas a todo? Los Consultores son profesionales con experiencia en distintos procesos de variados sectores empresariales u organizacionales. Los mismos disponen de una serie de herramientas que les permiten  evaluar el proceso, identificar las oportunidades de mejora, establecer las causas de la situación, plantear opciones de acción, apoyar en la selección de la solución y acompañar en la implementación del plan. El Consultor tiene una metodología de trabajo particular para ir “hombro con hombro”  con los responsables y dueños del procesos pero estos siguen siendo los garantes de los resultados. El alcance y las herramientas de este acompañamiento difieren en cada Consultor, en cada proceso y equipo de trabajo. No hay una fórmula única y específica que se pueda aplicar a todo.  ¿Qué debe establecer cómo mínimo un plan de consultoría? Desde mi punto de vista siempre debe establecerse:
  • Establecer objetivos y metas que puedan ser medidas. De esta forma se puede evaluar objetivamente los resultados de la intervención.
  • Un caso de negocio donde se estimen los ahorros o incremento de beneficios que la soluciones van a generar.
  • Un análisis de datos que permita tomar decisiones basadas en hechos.
  • Un plan de manejo del cambio, ya que toda mejora implica la modificación de actividades o patrones de conducta y esto siempre debe ser trabajado en la organización.
  • El análisis de los riesgos asociados a la situación actual y a los escenarios posibles de mejora.
Lo importante es obtener procesos más eficientes, con menos desperdicios, con la participación activa del dueño de cada proceso y de todas y cada uno de las personas que intervienen, buscando siempre cumplir los requerimientos del cliente, ya sea interno o externo.

¿Por qué es importante utilizar el pensamiento basado en riesgos según la futura Norma ISO 9001:2015?

¿Por qué es importante utilizar el pensamiento basado en riesgos según la futura Norma ISO 9001:2015?
Retomando el análisis realizado por MSC. Jorge Oyaga respecto a la incorporación del elemento riesgo en la nueva ISO 9001:2015, en esta versión de la norma no sólo se hace énfasis en las acciones preventivas sino que se desarrolla hacia el aprovechamiento de las oportunidades y el establecimiento de un pensamiento basado en el análisis de los riesgos.
«El propósito de las organizaciones es cumplir con sus objetivos propuestos y proveer de forma sistemática productos y servicios de calidad para tener la confianza de sus clientes al igual que mantener y mejorar sus expectativas. Por eso es importante el concepto de “riesgo”, ya que introduce la incertidumbre de lograr sus objetivos. Además, se debe incluir en el sistema de gestión de la calidad, y específicamente en la planificación de la calidad la determinación de los riesgos y oportunidades y asegurar que el sistema de gestión de la calidad tanto en sus operaciones como en la eficacia del desempeño pueda lograr los resultados esperados previniendo o reduciendo efectos indeseados y se pueda lograr también la mejora de la organización. Aunque la norma no indica ninguna metodología para determinar los riesgos y oportunidades, las organizaciones son libres de decidir cuál es el método más apropiado para manejar los riesgos y las oportunidades.
Las detecciones de riesgos y oportunidades mencionadas en estos 6 capítulos hacen énfasis en establecer una cultura proactiva de prevención y de mejora continua. Cabe destacar que la mayoría de las compañías exitosas en el mundo tienen en cuenta dentro de su gestión gerencial la detección de riesgos y oportunidades dentro de su planificación estratégica.
Implicación para los profesionales de la calidad: Deberían desarrollar una metodología robusta y ponerla en práctica para identificar las oportunidades y riesgos que la organización pueda enfrentar y tomar las acciones que contribuyan a disminuir o mitigar los riesgos y las oportunidades que puedan afectar los productos y servicios esperados del sistema de gestión de la calidad.
Implicación para los auditores: Los auditores deberían buscar evidencia para confirmar que la organización tiene un método para determinar eficazmente los riesgos y las oportunidades, teniéndolo en cuenta en el plan de la planificación del sistema de gestión de la calidad y que se han tomado las acciones eficaces y que se hayan guardado registros de las acciones tomadas.»