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Bob Pike y sus 5 Leyes sobre el Aprendizaje de Adultos

Robert «Bob» Pike es uno de los facilitadores con mayor reconocimiento en los Estados Unidos y Canadá, fundador de The Bob Pike Group, ha desarrollado múltiples técnicas para facilitar el aprendizaje.

Resumió en sus 5 Leyes una serie de preceptos y fundamentos a tener en cuenta al momento de diseñar y dictar una experiencia de aprendizaje.

1era Ley: Los Adultos son bebés en cuerpos grandes.

La niñez de todo ser humano es la etapa mas fructífera en cuanto a la cantidad de aprendizaje obtenido. ¿Qué ocurría durante nuestra niñez? Sabíamos muy poco y aprendíamos experimentando por cuenta propia, jugando, cantando, coloreando, armando y desarmando cosas. Los niños son curiosos por naturaleza, les encanta explorar e «inventar» como decimos los adultos cuando un comportamiento curios de los niños se sale de nuestros paradigmas. ¿Que sucede con nosotros cuando pasamos a la edad adulta? Producto de la educación tradicional tenemos dormida o en estado de hibernación esa actitud curiosa. Cuando los facilitadores logramos despertar esa actitud en nuestros socios, los resultados del proceso de aprendizaje se multiplican en cantidad y calidad.

2da Ley: Las personas no discuten con su propia información.

Las experiencias de aprendizaje deben orientarse experimenten, reflexionen, discutan la información y obtengan sus propias conclusiones. Estas conclusiones deben ser reforzadas por el facilitador. En resumen: el aprendizaje será muyo más efectivo si el aprendizaje se generó en una actividad en la cuál el socio participó, se involucré en el análisis de la información presentada y ese análisis lo llevó a obtener sus propias conclusiones.

3ra Ley: El aprendizaje es directamente proporcional a la diversión que se tiene.

Los socios de aprendizaje aprenden mejor mientras más se divierte. Entendiendo la diversión como un ambiente relajado y ameno, donde pueden surgir situaciones cómicas producto de la interacción entre los socios de aprendizaje. Un ambiente donde no se aburra. Es importante considerar que la diversión generada debe estar en función de un objetivo: hacer que el socio aprenda.

4ta Ley: El aprendizaje ha ocurrido cuando el comportamiento ha cambiado.

¿Hemos asistido a capacitaciones con la idea de haber aprendido mucho pero luego nuestro comportamiento es igual? Acumular información en nuestro cerebro no es conocimiento. Se transforma en conocimiento cuando haces algo con esa información, cuando consigues una aplicación práctica a la misma. Los facilitadores deben buscar las estrategias para que los socios de aprendizaje modifiquen su conducta.

5ta Ley: Nadie sabe cuanto sabe hasta que le toca explicar a otros lo que sabe.

La capacidad de una persona en un campo específico está completa solamente cuando es capaz de ayudar a otros a tener esa capacidad y logren desempeñarse de esa manera. Una habilidad sólo será efímera si somos incapaces de pasarla a otras personas. Cómo facilitadores debemos trabajar con los socios de aprendizaje para qe sean capaces de ayudar a otros a aprender.

¿Que piensas acerca de estas leyes? ¿Cuál te ha impactado más? ¿Cómo aplicarías las mismas en tus experiencias de aprendizaje?

3 Situaciones comunes (y graves) en las empresas

Empresas consultoras en U.S.A. han identificado diversas situaciones que se presentan en las organizaciones tanto micros, como pequeñas, medianas y algunas grandes empresas. Estas situaciones tienen un denominador común… pero no me voy a adelantar y te comentaré brevemente acerca de 3 problemas o situaciones comunes en el día a día empresarial:

1.- Parece que nadie sabe hacer las cosas si yo no estoy en la oficina. ¡Si, así mismo sucede! Nadie sabe hacer las cosas. Un día las actividades son de una forma y al día siguiente son de otra (y eso que se lo dijimos el primer día que empezaron a trabajar). Pues les comento una cosa: lo que se dice se olvida rápidamente y, a menos que estemos allí todo el tiempo para «recordarles», esto nunca será así. ¿Qué podemos hacer? Básicamente dos cosas: poner por escrito la secuencia de actividades (documentar los procesos y ponerlos a disposición de los colaboradores) y delegar responsabilidades.

Al documentar los procesos, los colaboradores dispondrán de una guía de referencia para todas esas actividades. Podrán saber qué hacer, cómo hacerlo y cuando entregarlo. Debemos tener presente que los procesos documentados no están escritos en piedra y se tienen que actualizar cuando surjan cambios. Esto permitirá a su vez que puedas delegar responsabilidades y toma de decisiones.

2.- Desde que llego a la empresa estoy «apagando fuegos» y el día se pasa rápidamente. Lamentablemente esta es una de las situaciones mas observadas e identificadas en mis sesiones de consultoría de procesos. Las actividades operativas absorben todo el tiempo del empresario y no le permite dedicarse a otra faceta importante: el seguimiento y la estrategia.

¿Cómo cambio esta situación? Haciendo una transición progresiva donde se deleguen las actividades operativas a personas competentes (previamente capacitadas y entrenadas). En paralelo se debe ir trabajando en la revisión de los objetivos y metas, comparando contra períodos anteriores y construyendo y haciendo seguimiento a los indicadores de gestión (KPI´s).

3.- Vendo y trabajo mas pero siento que me queda menos dinero. Con frecuencia la necesidad de incrementar la oferta de bienes o servicios nos lleva a crecer. Contratamos mas colaboradores, adquirimos nuevas maquinas, vehículos y equipos. En pocas palabras hacemos mas compleja nuestra operación. Sin embargo es importante que antes de invertir en capital humano y equipos realicemos un análisis de la capacidad de los recursos con los que contamos actualmente. Determinar cuan efectivos son mis procesos, optimizarlos y luego realizar un dimensionamiento mas real de los requerimientos necesarios para cumplir con la demanda proyectada. La recomendación siempre será: crecer organizadamente.

 ¿Qué otros problemas se presentan? La lista es amplia, pero menciono unos mas:

  • Mi competencia tiene precios mas bajos y caigo en guerra de precios…
  • Sólo mido resultados al finalizar el año cuando ya puede ser tarde para corregir…
  • No consigo establecer un buen sistema para mercadear y vender mis productos o servicios…
  • Casi nunca entregamos a tiempo y los clientes se quejan (en el mejor de los casos)…
  • Los colaboradores que contrato parece que «no entienden el negocio»…

¿Te sientes identificado con algo de lo leído anteriormente? Si la respuesta es afirmativa entonces debes sistematizar tu negocio, es decir, organizar los procesos y estandarizarlos. En R&N Consulting Training hemos desarrollado una metodología que permite organizar aspectos de las pymes y eliminar algunos de estos problemas. Ingresa a nuestra web, llena el cuestionario de diagnóstico y solicita una sesión de mentoring gratuita.

Saludos

Edgardo Ruiz

Mapa, diagrama y modelo de procesos ¿Son iguales?

¿Es lo mismo un mapa de procesos, un flujograma de procesos y un modelo de proceso?

Se parecen bastante, pueden se visualmente similares, pero casa una de esas herramientas tiene una aplicación diferente. ¿Entonces? Veamos un poco acerca de cada una de ellas.

1 . El mapa de procesos

Es una representación gráfica (un listado también se emplea) de todos los procesos de una organización. En el mapa de procesos se visualizan las relaciones entre ellos y se agrupan de acuerdo con su clasificación:  procesos medulares, procesos directivos y procesos de apoyo.

¿Para qué es útil el mapa de procesos?

Ayuda a comprender la relación entre los procesos. Sirve de referencia para la documentación de estos (incluyendo el diseño del diagrama de procesos o flujograma) y ayuda como referencia para la gestión de la documentación.

2. El Flujograma de procesos.

Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso. Es decir, es el paso a paso mostrado mediante un diagrama. Un flujograma puede incluir el cargo de la persona responsable de a actividad, las decisiones que se deben tomar (y el criterio necesario), así como las entradas y salidas de cada actividad.

¿Para qué es útil el flujograma de procesos?

Es un elemento visual que complementa la documentación del proceso y que permite también identificar oportunidades de mejora como actividades faltantes, pasos innecesarios y desperdicios. Esta herramienta ayuda en la gestión del proceso y evaluar el desempeño de este cuando se desarrollan indicadores.

3. Modelo de Procesos

Esta herramienta es una representación gráfica del proceso “como queremos que sea” o el proceso que queremos implementar. Por lo general se emplea la notación de modelado de procesos del negocio o BPMN. Se emplea para evaluar el proceso “futuro” y si se combina con un software, se pueden realizar simulaciones del proceso.

¿Para qué es útil el modelo de procesos?

Es de mucha utilidad cuando diseñamos un nuevo proceso y queremos evaluar cómo funciona en diferentes escenarios de manera simulada. De esta forma cuando se implemente el nuevo proceso, ya hemos realizada varias pruebas simuladas permitiéndonos disminuir el ensayo y error “en la vida real”.

Mi cliente quiere que lo ayude pero el «ya tiene la solución».

¿Qué hago yo cuando un cliente quiere que lo ayude con una situación pero el «ya tiene la solución»?

 

La intuición del empresario es excelente cuando se apoya en herramientas que lo ayuden a tomar la decisión adecuada. Sin embargo ¿Cómo saber que está tomando la decisión adecuada? ¿Cómo disminuir la probabilidad de equivocarme y perder la inversión? ¿Cómo establecer la verdadera causa del problema en lugar de estar viendo solo el efecto?

 

Un ejemplo de la vida real: hace unos años atrás un cliente me comenta que requiere que lo ayude a decidir si para su departamento de ventas crea un Call Center propio o si lo terceriza.

 

Muy interesante ¿no? Sin embargo al consultarle acerca de cómo llegó a que la solución era un Call Center la respuesta fue: es lo que hace falta en la empresa y es lo que he visto en otras compañías.

 

Efectivamente desarrollar un departamento de televentas que apoyen el proceso comercial es un escenario válido (mas ahora en tiempos de pandemia), sin embargo existen muchas variables que se deben considerar antes de llegar a eso…

 

Logré convencer a mi cliente de algo: para poder tomar la decisión del tipo de Call Center era la «mejor opción«, se requería conocer el volumen actual de llamadas entrantes y salientes, la dedicación de personal a las campañas inbound y outbound y otras variables más.

 

Para no hacer larga la historia: luego de aplicar algunas herramientas donde analizamos históricos, campañas, productos y servicios, cantidad de clientes, proyección de crecimiento y las metas establecidas, concluimos que no era necesario crear un departamento ni mucho menos contratar un Call Center externo.

 

¿Qué se implementó entonces? Se dimensionó el departamento de ventas, reasignado funciones y responsabilidades, creándose un cargo nuevo y estableciendo un proceso formal de ventas telefónicas. Se gastaron unos $ 15.000 menos en el proyecto ¡Bingo! Los resultados fueron mejorando mes a mes con un crecimiento promedio en las ventas sostenido.

 

Mi proceso para cuando tenemos un problema en nuestra empresa es  este paso a paso:

1. Hacer un análisis  para saber cuáles son las verdaderas causas de la situación.

2. Identificar varias opciones que puedan resolver la situación, para no llamarlo problema.

3. Establecer la mejor solución para el momento, involucrando a las personas de la empresa que tengan relación con el problema.

4. Elaborar el plan de acción para implementar la solución, incluyendo a los responsables de cada actividad y las fechas correspondientes.

5. Hacer seguimientos frecuentes para verificar que la solución está dando los resultados esperados.

 

Aunque este proceso parece complicado, en realidad  es sencillo y solo debemos ser constantes con el mismo. La recomendación: Siempre analizar e identificar todas las posibles causas del problema ya que en ocasiones nos enfocamos en la solución y no en la causa.

 

SI tienes un problema recurrente y has aplicado soluciones que al final han resuelto mas inconvenientes,  consúltanos a eruiz@Rn-consulting.net

 

Saludos

Edgardo Ruiz

 

 

 

4 grandes beneficios de establecer y documentar procesos

Una de las razones de porqué durante esta pandemia unas empresas se han adaptado mas rápido que otras es la existencia previa de una cultura de procesos estandarizados, documentados e implementados. Esta cultura ayudó y simplificó la realización de cambios como el trabajo a distancia, la gestión de colaboradores fuera de la oficina el 100% del tiempo, la recepción y entrega de pedidos con el cliente «en su casa» y los nuevos protocolos de bío-seguridad.

Adicional a lo comentado les comparto otros 4 grandes beneficios de tener establecidos, documentados e implementados procesos en tu empresa:
  1. 1. Ahorras dinero al minimizar los errores. El riesgo de equivocarse por desconocer el paso a paso se disminuye cuando se tiene un documento (impreso, virtual o bajo cualquier modalidad). Muchos errores se generan cuando la persona interpreta las cosas «a su manera» y realiza las actividades de forma diferente. Un proceso documentado permite realizar consultas cuando se presenta una duda y las respuestas o explicaciones deben obtenerse del documento de proceso.
  2. 2. Mantienes clara la secuencia de actividades y responsables. Cuando tenemos documentados los procesos no quedan dudas de quienes son los que intervienen (cargos / personas), qué decisiones se deben tomar y cuando deben solicitar el apoyo de un tercero. Un proceso documentado permite conocer:
  3. .- dónde y cómo inicia el proceso (una llamada, un correo o una solicitud).cuáles son las actividades que se realizan. El paso a paso que se debe seguir y quienes intervienen.
  4. .- las distintas decisiones que se toman ¿debo reparar o desechar? ¿utilizo un equipo u otro? ¿llamo al cliente para notificar o envío correo?
  5. .- los tiempos de espera o lapsos establecidos. El tiempo para diagnosticar un equipo es de 3 días hábiles, la revisión y aprobación de una solicitud de crédito se realiza en un máximo de 5 días…
  6. .- los resultados que esperamos obtener.
  7. .- dónde y cómo culmina el proceso.
  8. 3. Los utilizas como herramienta de capacitación. Cuando se tiene un documento con la secuencia de actividades, las decisiones que se deben tomar en determinadas circunstancias, los equipos e insumos que son necesarios y las personas que intervienen, se hace mucho mas sencillo enseñar a nuevos colaboradores a cómo realizar «su trabajo». El dueño, gerente, supervisor, coordinador o líder dispone de un documento que lo apoya en la capacitación de su equipo y este mismo documento sirve de guía a las personas que intervienen en el proceso. Es el mejor material de consulta al momento de una duda.
  9. 4. Te permiten identificar mejoras. Aquí comparto lo que dicen los expertos de la Calidad: cuando los usuarios y colaboradores están documentando un proceso, en el 87% de las veces surgen cuestionamientos acerca de la eficacia de alguna actividad, de un requisito o de un control. De esta forma se eliminan:
  10. tiempos perdidos por falta de información,
  11. aprobaciones o revisiones innecesarias,
  12. impresión de papeles o llenado de formularios que no agregan valor,
  13. tiempos de espera por falta de planificación,
  14. llamadas o visitas adicionales a los clientes
 
Comentarios y recomendaciones:
  • Ten siempre presente que los procesos documentados son un medio para apoyar a tu empresa. El documento no es un fin.
  • No torpedees tu operación al ignorar los procesos. A ti te conviene mantener en orden la gestión de tu empresa y nada mejor que tener procesos estandarizados.
  • Los procesos no se documentan en piedra, siempre hay cambios y mejoras que se deben implementar. Aprovéchalos para no repetir los errores.
 
Si desea una sesión de evaluación para desarrollar e implementar procesos en tu negocio, escríbenos a eruiz@rn-consulting.net  
 
Saludos
Edgardo Ruiz

 

3 consejos para estar enfocado y ser más productivo.

 ¿Cuántas veces has sentido que te alejas de tus objetivos? ¿observas que tienes muchas cosas por hacer y no sabes por donde arrancar? y cuando estás trabajando te cuesta mantenerte enfocado en un sola cosa y saltas de una tarea a otra, buscando terminar alguna y a la final no culminas ninguna, arrastrando los mismo reportes y actividades pendientes de la semana pasada…

Definitivamente tienes el conocimiento para realizar tu trabajo pero no posees el enfoque adecuado para establecer un método que funcione y te permita organizarte y no distraerte.
3 Consejos para estar enfocado y ser productivo:
1. Objetivos realistas y alcanzables. Si tu objetivo es escribir un libro en 30 días y al día 15 solamente llevas 2 páginas, probablemente te vas a frustrar y a dejar todo para el último momento, te vas a cansar y no obtendrás la calidad que estás buscando. Para lograr grandes objetivos debes empezar por dividirlos en objetivos pequeños, para seguir con el ejemplo, en una semana escribiré 2 capítulos del libro más el prólogo, lo haré directo en el computador utilizando una aplicación de corrección ortográfica, al finalizar se lo pasaré a un amigo de confianza para tener un feedback y seguir avanzado en los demás capítulos. De esta manera tendrás semanalmente un objetivo claro y alcanzable para cumplir.
2. Constancia. Si queremos adoptar un nuevo hábito, por ejemplo, leer un libro por mes y vamos a destinar 15 minutos de lectura diaria, debemos mantener el ritual, si no puedo cumplir con el horario propuesto por una eventualidad, debo tomar otro tiempo del día para leer, ya que si lo dejo para el siguiente día podemos empezar a flaquear y desanimarnos. La constancia es la clave.
3. Detox digital. Coloca en tu agenda un tiempo determinado para tus redes sociales, correos electrónicos y WhatsApp. Si estás laborando en casa y el WhatsApp es tu herramienta de trabajo, termina una tarea y luego revisa tu teléfono. Contesta lo que sea necesario y continúa trabajando otro bloque de 40 minutos y así repites el ciclo. La intención es que no dejes por la mitad lo que estás haciendo, ya que volver a concentrarte será un poco más difícil o perderemos tiempo revisando porque no recordamos hasta donde llegamos. Esto también aplica con el correo electrónico.

En conclusión, debes ser específico con tus objetivos y constante en las actividades. Trabaja en bloques de tiempo y no te distraigas con actividades que no agregan valor.

Conoce nuestro progama Neuroproductividad: Hábitos para ser altamente efectivos o escríbenos a inoguera@rn-consulting.net.

Saludos
Ingrid Noguera

4 pasos para implementar procesos de bioseguridad en tu negocio.

Pronto ingresaremos a la nueva normalidad y retomaremos muchas da las actividades empresariales que dejamos “en pausa” obligados por la pandemia. Un aspecto muy importante lo representan las distintas medidas de bioseguridad que debemos implementar para beneficio de nuestros clientes, de nuestros colaboradores y, por supuesto, de nosotros mismos y nuestras familias.

¿Cómo vamos a prevenir y evitar que el virus ingrese a nuestro negocio?

Primero: debemos realizar una identificación de las actividades que realiza nuestro equipo de trabajo antes de llegar a la oficina, durante la jornada y después de retirarse de la empresa. ¿Cómo se desplazan desde sus hogares? ¿cómo y cuantas oportunidades de interacción con personas tienen durante el trayecto? ¿Cuáles son las actividades que realizan en mi negocio? ¿Cómo se realiza la interacción entre colaboradores y con el cliente?
Segundo: definir los controles de bioseguridad necesarios, las medidas de mitigación de los riesgos y la frecuencia de estas. ¿Debo escalonar el horario de entra de mis trabajadores? ¿Es necesario colocar láminas plásticas entre los puestos de trabajo? ¿Son suficientes los dispensadores de gel alcoholado? ¿Cuál debe ser la cantidad de mascarillas con las que debo dotar a los colaboradores? ¿Cómo confirmo que las medidas de higiene están siendo cumplidas en la oficina? ¿Cada cuanto tiempo debo sanitizar a profundidad las instalaciones y vehículos?
Tercero: documenta y sistematiza los procesos y protocolos. Debes tomar siempre como base los requisitos exigidos por ley en materia de bioseguridad y prevención del COVID19. Asesórate si lo consideras necesario.
Cuarto: implementar las medidas y protocolos, realizando auditorías periódicas para verificar su cumplimiento. Recuerda considerar las recomendaciones que puedan hacer los colaboradores y los clientes. Se debe mantener una actualización constante del personal, reforzando la información y los protocolos de bioseguridad.
 
La era post COVID19 nos traerá cambios permanentes en muchas áreas de nuestro negocio, los procesos y protocolos de bioseguridad son uno de ellos. Escríbenos si requiere información o acompañamiento en estos nuevos procesos. eruiz@rn-consulting.net.
 
Saludos
Edgardo Ruiz

BPM: la tecnología que cambió la gestión de procesos.

En la publicación anterior (4 claves para que tus colaboradores trabajen desde casa) mencionaba a la tecnología como uno de los soportes claves para poder realizar un trabajo remoto efectivo. Esto no es nada nuevo, sin embargo, las soluciones de software para gestionar actividades toman más importancia cuando se incrementa el volumen de trabajo y se hace imprescindible tener una herramienta que facilite el trabajo y permita administrar y hacer seguimiento a todas las tareas de nuestros colaboradores.
Es aquí donde entran la BPM (Administración de los procesos de negocio).  Estas soluciones guían a los usuarios en la ejecución de las distintas tareas necesarias para entregar el producto o servicio. 
¿Qué es una herramienta BPM? Es una solución que permite ejecutar y monitorear las distintas actividades de tu negocio, permitiendo seguir el flujo natural de las mismas, emplear formularios, almacenar fotografías y cualquier información requerida en tu proceso. Grandes empresas de sector financiero, telecomunicaciones, alimentos, servicios y entes de gobierno, así como medianas y pequeñas empresas se encuentran sistematizadas y soportados por una herramienta BPM. Es la solución ideal para apoyar el trabajo remoto, aunque los beneficios no se reducen a esto, ya que también permite:
  • Ahorrar dinero al optimizar los procesos.
  • Disminuir los errores.
  • Realizar la misma actividad en paralelo.
  • Monitorear constantemente para tomar decisiones correctivas y preventivas.
  • Ejecutar decisiones automatizadas con base en criterios definidos.
  • Favorecer el trabajo colaborativo entre los empleados.
  • Mantener la transparencia en las operaciones.
En la imagen se puede observar un ejemplo de un proceso para implementar una herramienta BPM.
BPM

Una herramienta que puede ser útil en todo momento, sin importar el tamaño de la empresa, su estructura y el sector de negocio. Si quieres que tu empresa apunte a este camino, primero debes tener todos tus procesos definidos y estandarizados. 
 
Saludos
 
Edgardo Ruiz
 
Si desea una sesión de evaluación para determinar la herramienta que mejor se adapte a su organización, escríbanos a eruiz@rn-consulting.net o vía chat al +507-62629568
 
NOTA: este post fue publicado originalmente el 15 de mayo de 2020.

4 claves para que tus colaboradores trabajen desde casa

El COVID 19 ha logrado que los empresarios evalúen y adopten una serie de “alternativas” que hasta principios de año eran consideradas cómo complicadas. El teletrabajo es uno de esos esquemas que la realidad ha obligado a incorporar en el día a día para buscar mantener las operaciones y dar continuidad al negocio. Nos ha tocado adaptarnos sobre la marcha sin poder planificar.  ¿Qué podemos hacer ahora que estamos trabajando a distancia muchas actividades y que efectivamente hacer teletrabajo? En R&N Consulting Training empleamos un modelo basado en 4: Ambiente de trabajo, Tecnología, Capital Humano y Sistematización de Procesos. Este modelo permite que sean planificados los elementos de cada uno de los pilares, con el objetivo final que todos queremos: Teletrabajo eficiente y efectivo, con la facilidad de gestión y control para el empresario y de ejecución que el trabajo a distancia se planifique u organice para ser mas efectivo.

El área o ambiente de trabajo.
Es el espacio del colaborador en casa, el mismo debería ser adaptado para crear las condiciones óptimas. Es el Colaborador quién debe buscar el espacio dentro de su hogar que le brinde la sensación de estar en “su lugar de trabajo”, lo suficientemente confortable y a la vez “disponible”, que pueda aislarse del entorno para concentrarse en las actividades.
La Tecnología.
Es el elemento que permite establecer y mantener la comunicación entre el Colaborador, los clientes (si aplica) y la empresa. Evidentemente una computadora, conexión a internet y una línea telefónica son los elementos básicos, sin embargo, debemos considerar una serie de elementos adicionales. Listo algunos de ellos:
  • el tipo de enlace o conexión entre nuestra empresa y el colaborador ¿se necesita una VPN? ¿Es suficiente con una conexión a internet?
  • la herramienta para llevar el control de las actividades: ¿es suficiente una aplicación de control de proyectos para llevar el control de las actividades en la nube? ¿O por el tamaño de la empresa y la complejidad de las actividades requiero una herramienta BPM? (*)
  • la forma en la que almacenaremos y compartiremos la documentación ¿son suficientes nuestros excel compartidos en una solución como Dropbox o Googledrive? 
Es importante que se establezcan las medidas de seguridad acordes con la información que se maneja, la mejor combinación entre los equipos, aplicaciones y canales de comunicación nos dará la oportunidad de iniciar con una plataforma tecnológica adaptada a nuestra realidad.
(*) BPM viene del término en ingles Business Process Management y se denomina a las soluciones o softwares que permiten a las empresas llevar un control y ejecución de los procesos de forma automática.
Los Colaboradores.
El equipo de personas que estará realizando trabajo a distancia debe ser capacitado en el manejo de las herramientas tecnológicas, en los nuevos procesos que se han sistematizado y en aspectos blandos como técnicas de atención telefónica y neuroproductividad. Todo esto tiene la finalidad de ayudarlos a migrar hacia el nuevo paradigma de trabajo. Debemos acompañarlos en la transición ya que son nuevos hábitos que debe internalizar para lograr ser efectivo.
Los procesos
Las distintas actividades y procedimientos deben estar SISTEMATIZADOS. Debemos generar la estructura o sistema de actividades con un orden definido. De esta manera el colaborador tendrá establecidos los objetivos y metas, la secuencia de actividades, los registros y documentos a emplear, las personas a las cuales enviar o solicitar información y los resultados que espera el cliente. 
Aquí les dejo algunas preguntas que pueden hacerse y cuyas respuestas darán una idea de las necesidades para desarrollar el teletrabajo en la empresa:
  1. ¿Qué tipo de actividades realizará remotamente el telecolaborador?
  2. ¿Cuáles sistemas y softwares de la empresa deberán ser utilizados por el colaborador?
  3. ¿Qué otros sistemas de apoyo se necesitan?
  4. ¿Cuáles son los niveles de seguridad que se requieren para poder acceder de forma remota a los sistemas y softwares?
  5. ¿Qué dispositivo utilizará el colaborador?
  6. ¿Qué canales de comunicación se necesitan? ¿Llamadas, videollamadas, chat u otro?
  7. ¿De que forma se llevará el control de las actividades?
  8. ¿Cómo será la interacción del colaborador con los compañeros y el cliente?
  9. En caso de una falla en la comunicación y/o sistemas ¿Cómo se hará el servicio técnico? ¿quién será responsable?
Si desea una sesión de evaluación para implementar teletrabajo en su organización escríbanos a eruiz@rn-consulting.net o vía chat al +507-62629568
 
NOTA: este post fue publicado originalmente el 5 de mayo de 2020.

Neuroproductividad desde casa: cómo aprovechar tu tiempo.

Cuando nos dijeron que debíamos trabajar desde casa, que ya no podíamos salir a visitar clientes, que nuestra rutina cambiaría de un día para otro, lo primero que me pregunté fue ¿Cuál sería mi espacio de trabajo? Busqué un espacio en la sala, y coloqué mi computadora, agenda, cuaderno y bolígrafo: todo listo para arrancar. A los días entre las interrupciones por mis hijos, la cercanía del televisor, la cocina y el espacio abierto no me dejaban trabajar. Luego se me ocurrió trasladarme a otro espacio: mi cuarto. Colocamos un escritorio y al tener la posibilidad de cerrar la puerta me ayudó a tener reuniones en privacidad además del respeto del tiempo por parte de los miembros de la familia. La rutina

¿Cómo sería esta nueva rutina estando en casa, combinando mi rol de madre, ama de casa, esposa y profesional? ¿Cómo combinar todos estos sombreros y no morir en el intento?
Lo primero era concentrarme en mis deberes de trabajo, los entregables, crear una lista de todas las tareas que debía realizar desde casa, las comunicaciones, correos, reportes y demás. Un plan mensual con todas las cosas que debía hacer, colocando los recursos que necesitaba. 
Ahora los niños ¿Qué harán estos días?
Luego de una semana sin horarios, adaptándose a los cambios en el hogar, a no ir al colegio, a tener a sus padres en casa, el no poder jugar futbol en el parque, no ver a sus amigos y no salir del apto, creamos un horario con tiempos definidos para leer, jugar, hacer clases de ingles, ver tv y para buscar en youtube algo que me gustaría aprender (te sorprenderá todo los “do it you self” que hay para niños de todas la edades).  Esto nos ayudó a crear responsabilidades, una rutina y no tener que responder la pregunta de siempre: ¿qué puedo hacer? Esto les dio la seguridad que todo está bien y mis papás están acá conmigo viviendo el proceso. 
Vamos a profundizar en la rutina para ser mas productivos:
Lo primero es crear el calendario de la semana con el detalle de cada una de las horas. Escribe en él todas las actividades que tienes desde que despiertas: agradecer, hacer ejercicios, meditar, desayunar, trabajar, estudiar, leer, preparar comidas, el tiempo para compartir con los miembros de la familia, comer y dormir (sin olvidar la ducha).
El calendario te ayudará a tener una estructura, a organizar tu día, a que las horas tengan un sentido, a que te sientas bien y tengas tiempo para todo lo que quieres hacer. 
Paso 1. Empieza por tu espacio: busca un sitio agradable que te de energía y calma a la vez, que te permita trabajar en lo que tu deseas, con la comodidad y el gozo de disfrutar ese espacio. 
Paso 2. Ordena tus ideas y haz tu calendario.
 
Espero que estos dos sencillos pasos te funcionen tan bien como me han funcionado a mí. 
 
Ingrid Noguera
 
NOTA: este post fue publicado originalmente el 27 de abril de 2020.