Las pequeñas empresas son la columna vertebral de la economía global, pero muchas luchan por mantenerse al día con los desafíos y las demandas del mercado actual. Una de las formas más efectivas de abordar estos desafíos es mediante la mejora de sus procesos de negocio. En esta entrada, exploraremos por qué las pymes deben definir sus procesos y cómo esto puede ayudarlas a crecer de manera organizada.

En primer lugar, definir los procesos empresariales puede ayudar a las pymes a ser más eficientes y productivas. Al establecer flujos de trabajo y procedimientos claros, las empresas pueden asegurarse de que sus empleados estén trabajando de manera efectiva y en línea con los objetivos de la organización. Esto también puede ayudar a minimizar la duplicación de tareas y a eliminar los cuellos de botella que puedan surgir en la operación diaria.

En segundo lugar, la definición de procesos puede ayudar a las pymes a mantener la consistencia en sus operaciones. Cuando se establecen procesos claros, se pueden garantizar estándares consistentes en la calidad del producto o servicio, lo que a su vez genera confianza y fidelidad por parte del cliente.

Además, definir procesos puede ayudar a las pymes a ahorrar tiempo y dinero. Cuando los procesos se definen y se estandarizan, los empleados pueden trabajar más eficientemente, lo que reduce los costos generales de la empresa. También se pueden identificar los procesos que no son rentables y ajustarlos para reducir los costos y mejorar el resultado final.

Por último, definir procesos empresariales puede ayudar a las pymes a crecer de manera organizada. Al tener procesos establecidos, las empresas pueden ampliar su operación sin perder la eficiencia y calidad. Además, cuando la empresa crece, tener procesos bien definidos y documentados puede facilitar la integración de nuevos empleados y mantener un control claro de todas las áreas de la empresa.

En conclusión, las pymes pueden obtener una gran cantidad de beneficios al definir y mejorar sus procesos empresariales. Al hacerlo, pueden aumentar su eficiencia, reducir costos, mantener la consistencia en sus operaciones y crecer de manera organizada. Si su empresa todavía no ha definido sus procesos empresariales, es hora de comenzar.

«Edgardo, no entiendo lo que sucede con los procesos en mi empresa» me comentaba un cliente antes de continuar con la explicación, «hace un tiempo contraté los servicios de una persona que se reunió con varios de mis colaboradores, los entrevistó, conversando sobre lo que hacían y a los pocos días me entregó en digital varios de los procesos documentados«.

Me contó que recientemente «han ingresado nuevos colaboradores en la empresa y, cómo está definido, les hemos entregado en digital los procesos que tienen que cumplir…«.

Seguía sin entender el problema, hasta que soltó el siguiente comentario: «Pero parece que los procesos están en mandarín porque no hacen las cosas como deberían«.

«¿Por qué no funcionan los documentos de proceso?«

Por fin sabía lo que le estaba pasando y era necesario identificar la causa de eso. Luego de indagar, revisar un par de procesos y verificar en sitio, logramos identificar estos elementos:

1. No estaba claro en «el manual» del proceso cuál era la solicitud o acción que daba inicio. ¿Debían recibir un correo? ¿El cliente realizaba una solicitud vía telefónica? Nada de esto estaba definido.

2. La secuencia de actividades o el «paso a paso» dejaba lagunas o pasos donde no se sabía qué hacer. Sólo lo colaboradores antiguos conocían lo que había que realizar después.

3. En algunas actividades no quedaba claramente establecido cuál era el resultado y quién debía recibirlo.

¿Qué se hizo? se revisaron todos los procesos documentados y cómo se estaban haciendo en realidad. Se actualizaron y, la parte más importante, se entregaron a los colaboradores nuevamente. Esto permitió hacer las cosas adecuadamente con eficiencia y ahorrando recursos.

5 tips para saber cuándo un proceso se encuentra bien documentado.

1. Siempre debe existir al menos un elemento que active el proceso. Ejemplos: un correo, una llamada, una orden de producción, una queja del cliente.
2. Debe identificarse quien es la persona que activa el proceso. Hablamos del cliente del proceso y este puede ser un cliente externo u otro colaborador (cliente interno).
3. Identificar las 5 «M´s» de cada actividad. ¿Qué es eso de las 6 M´s? La maquinaria, los materiales, la mano de obra (colaboradores), la materia prima, el método y el medio ambiente necesario.   NOTA: para procesos de servicio la materia prima se sustituye por información.
4. Todo proceso tiene al menos un resultado, que puede ser el inicio de un proceso posterior o entregado al cliente final.
5. Aunque obvio, la persona que recibe el resultado debe indicarse, me refiero al cliente interno o externo.

Por último: siempre debes cuestionarte ¿Agrega valor este proceso? ¿Cómo puedo hacer mejor estas actividades? ¿Puedo hacer más eficiente y eficaz este proceso?

¿Quieres hablar acerca de tus procesos y cómo documentarlos y mejorarlos? 

Escríbeme a eruiz@rn-consulting.net y agendemos una sesión virtual para conversar acerca de los procesos de tu empresa y cómo podemos hacerlos más productivos.

Saludos

Edgardo Ruiz