El COVID 19 ha logrado que los empresarios evalúen y adopten una serie de “alternativas” que hasta principios de año eran consideradas cómo complicadas. El teletrabajo es uno de esos esquemas que la realidad ha obligado a incorporar en el día a día para buscar mantener las operaciones y dar continuidad al negocio. Nos ha tocado adaptarnos sobre la marcha sin poder planificar.  ¿Qué podemos hacer ahora que estamos trabajando a distancia muchas actividades y que efectivamente hacer teletrabajo? En R&N Consulting Training empleamos un modelo basado en 4: Ambiente de trabajo, Tecnología, Capital Humano y Sistematización de Procesos. Este modelo permite que sean planificados los elementos de cada uno de los pilares, con el objetivo final que todos queremos: Teletrabajo eficiente y efectivo, con la facilidad de gestión y control para el empresario y de ejecución que el trabajo a distancia se planifique u organice para ser mas efectivo.

• el tipo de enlace o conexión entre nuestra empresa y el colaborador ¿se necesita una VPN? ¿Es suficiente con una conexión a internet?
• la herramienta para llevar el control de las actividades: ¿es suficiente una aplicación de control de proyectos para llevar el control de las actividades en la nube? ¿O por el tamaño de la empresa y la complejidad de las actividades requiero una herramienta BPM? (*)
• la forma en la que almacenaremos y compartiremos la documentación ¿son suficientes nuestros excel compartidos en una solución como Dropbox o Googledrive? 

1. ¿Qué tipo de actividades realizará remotamente el telecolaborador?
2. ¿Cuáles sistemas y softwares de la empresa deberán ser utilizados por el colaborador?
3. ¿Qué otros sistemas de apoyo se necesitan?
4. ¿Cuáles son los niveles de seguridad que se requieren para poder acceder de forma remota a los sistemas y softwares?
5. ¿Qué dispositivo utilizará el colaborador?
6. ¿Qué canales de comunicación se necesitan? ¿Llamadas, videollamadas, chat u otro?
7. ¿De que forma se llevará el control de las actividades?
8. ¿Cómo será la interacción del colaborador con los compañeros y el cliente?
9. En caso de una falla en la comunicación y/o sistemas ¿Cómo se hará el servicio técnico? ¿quién será responsable?

Ahora bien, este Consultor de Procesos ¿es una especie de Gurú que traerá las soluciones perfectas que debo implementar? ¿Es un genio con respuestas a todo? Los Consultores son profesionales con experiencia en distintos procesos de variados sectores empresariales u organizacionales. Los mismos disponen de una serie de herramientas que les permiten  evaluar el proceso, identificar las oportunidades de mejora, establecer las causas de la situación, plantear opciones de acción, apoyar en la selección de la solución y acompañar en la implementación del plan. El Consultor tiene una metodología de trabajo particular para ir “hombro con hombro”  con los responsables y dueños del procesos pero estos siguen siendo los garantes de los resultados. El alcance y las herramientas de este acompañamiento difieren en cada Consultor, en cada proceso y equipo de trabajo. No hay una fórmula única y específica que se pueda aplicar a todo.  ¿Qué debe establecer cómo mínimo un plan de consultoría? Desde mi punto de vista siempre debe establecerse:

• Establecer objetivos y metas que puedan ser medidas. De esta forma se puede evaluar objetivamente los resultados de la intervención.
• Un caso de negocio donde se estimen los ahorros o incremento de beneficios que la soluciones van a generar.
• Un análisis de datos que permita tomar decisiones basadas en hechos.
• Un plan de manejo del cambio, ya que toda mejora implica la modificación de actividades o patrones de conducta y esto siempre debe ser trabajado en la organización.
• El análisis de los riesgos asociados a la situación actual y a los escenarios posibles de mejora.

Lo importante es obtener procesos más eficientes, con menos desperdicios, con la participación activa del dueño de cada proceso y de todas y cada uno de las personas que intervienen, buscando siempre cumplir los requerimientos del cliente, ya sea interno o externo.

Retomando el análisis realizado por MSC. Jorge Oyaga respecto a la incorporación del elemento riesgo en la nueva ISO 9001:2015, en esta versión de la norma no sólo se hace énfasis en las acciones preventivas sino que se desarrolla hacia el aprovechamiento de las oportunidades y el establecimiento de un pensamiento basado en el análisis de los riesgos.